主管如果得知召集同事開 1 小時會議，竟然要花超過 6 萬元，還願意開這麼久嗎？
能計算會議成本的計算機，成為加拿大電商巨頭Shopify減少30萬小時會議的祕密武器。
彭博報導，7月初，Shopify在1萬1千名員工的Google日曆嵌入自製的計算機工具，會依據與會者部門和角色的平均薪資、會議時長、與會人數，估算會議成本。
據Shopify範例，預定1小時的會議有7位員工參加，有公司執行長呂特克（Tobias Lütke）、營運長內賈蒂安（Kaz Nejatian）等高層主管，工具顯示，這場會議成本高達2,115美元（約新台幣6萬5,200元）。
這程式目的是透過將會議成本可視化，使員工避免開沒意義的會，也避免員工每次遇到有事要討論就先開會的習慣，改將時間花在實際推動工作成果。
「沒有Shopify員工想花500美元吃晚餐，但很多人會議花的錢比這金額還多。」開發工具的內賈蒂安表示，「這件事的目標是告訴你，時間就是金錢，如果你必須花錢（指開會），就要斟酌一下。」
會議像雜草，春風吹又生
繼訂定「無會議日」，Shopify祭新招遏止過多會議
Shopify表示目標是今年減少32萬2千小時會議。
為什麼Shopify如此積極減少會議？因線上會議疫情時倍增，美國專案管理應用程式Wrike調查發現，開會浪費的時間，正是組織效率低落的前五大原因。
Shopify也是最積極減少員工開會時間的公司，1月就訂定許多政策，包括星期三定為「無會議日」，全公司禁止開會；取消與會者兩人以上定期會議；超過50人的大型會議，只能安排在星期四6小時區間內；還鼓勵員工退出大型Slack聊天群組。
成效如何？Shopify表示，前5個月每位員工平均會議花的時間，與去年同期相比減少14%，有望讓公司今年完成專案量增加18%。
但Shopify之所以又祭出新工具，就是因會議太容易像雜草增生，員工遇到需要協調解決的事，第一步就是先約開會。
「我們已看到會議悄悄回來，我們必須立刻採取行動。」CNN看到Shopify公告寫道。
Shopify預估只要每位員工每週少開三次會，公司成本就能減少15%。
一招會議成本計算機無法立竿見影
學習Shopify減法精神
不過，如果只學Shopify會議成本計算機這招，也無法成功遏止無意義的會議發生。
「這是非常膚淺的干預法。」北卡羅來納大學組織科學教授羅格爾伯格（Steven Rogelberg）表示。他補充Shopify之所以成功減少會議時間，是因同時搭配全公司培訓：怎麼執行最佳工作實踐、中階管理人員如何回饋、高層如何以身作則少開會。
因此，企業可學習的其實是Shopify的減法精神，先從思考公司會議是否能減少開始。美國人力資源管理協會（SHRM）建議，可以採取的改革步驟如下：
1. 首先，詢問員工對會議的看法，是否覺得會議過多？甚至是否多到感覺疲勞、難以做其他正事？知道員工意見後，可試著訂定一週內哪天全公司禁止開會，讓員工專注工作。
2. 實際觀察會議進行，看能否整合或減少會議。負責人可觀察公司每次會議，看與會者是否常重疊，就可合併會議，或解散沒有具體成果的小組或會議。
3. 每次安排新會議前問自己：我是否有辦法透過電子郵件或快速討論達成目標？只有其他溝通管道都不可行時，才安排會議。
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（譯者：張方毓；本文由《商業周刊》授權轉載；首圖來源：Unsplash）
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